intranet

L’intranet constitue avec l’internet l’un des grands symboles des technologies de l’information. Il donne accès à un ensemble de ressources documentaires (textes, sons, images, vidéos) et offre à l’utilisateur diverses fonctionnalités et applications, le tout dans une double logique d’échanges et de mutualisation des connaissances.

Du fait des principes qui l’animent (transversalité, rapidité, souplesse, partage) et des modes de comportement qu’il induit (autonomie, responsabilisation, rapprochement des équipes, atténuation du poids de la hiérarchie), cet outil permet de partager en temps réel et sans contrainte de lieu de très nombreuses informations.

Cependant, ce réseau privé utilisant les techniques et les outils de l’internet, pose à l’entreprise, et principalement au management, deux difficultés majeures que sont le partage de l’information et le passage d’un système assisté d’informations, dans lequel chacun attend de façon passive la réception de documents imprimés, à un système proactif où chacun doit aller chercher l’information sur son ordinateur. C’est pourquoi l’intranet doit être pensé dans le double souci d’améliorer l’accès à l’information et de favoriser le partage des ressources au sein d’une organisation donnée. S’il induit de nouveaux comportements et modifie en profondeur les relations avec la hiérarchie, il dynamise aussi la culture d’entreprise, enrichit les savoirs et les méthodologies et stimule les liens professionnels. Le contenu d’un intranet est spécifique à chaque organisation. Il est représentatif de la culture d’entreprise et de l’ambition qui sous-tend sa mise en place. Sa finalisation résulte idéalement d’un croisement entre l’offre (volonté politique des dirigeants, dynamique insufflée par les responsables de communication, enjeux collaboratifs et/ou participatifs, applications métiers) et la demande (attentes et pratiques du personnel).

L'intranet est à différencier du RSE, le réseau social de l'entreprise. Le premier constitue davantage un référentiel (une bibliothèque où l'on y trouve des documents finalisés) alors que le second constitue le lieu des échanges et du travail en continu.

La grille d’analyse ci-dessous offre une typologie de ce que l’intranet est aujourd’hui capable d’offrir.

Grille d'analyse d'un intranet 

1. Environnement de l’intranet

Positionnement de l’intranet dans le dispositif :
  • de l’organisation du travail (intranet-internet-extranet) sous l’angle des synergies de contenus et/ou de fonctionnalités
  • de démarche e-business de l’entreprise : degré de synergie de l’intranet avec l’extranet vers les partenaires et fournisseurs (approche Business to Business ), et les applications internet vers les clients (approche Business to Consumer) ou l’administration (approche Business to Administration)
Positionnement de l’intranet (degré d’ouverture et fonction)
  • Intranet ouverts à tous les collaborateurs
  • Intranet ouvert de manière totale ou partielle à des partenaires
  • Intranet à accès réservé (direction, métier)
  • Portail d’entreprise
  • Portail métier
 Positionnement de l’intranet dans la stratégie de l’entreprise (finalités)
  • Information (accès documentaire, information « push » ou « pull »)
  • Communication (échange, partage, etc.)
  • Collaboration (workflow, groupware, applications métiers)
  • Gestion des connaissances (Knowledge Management)
  • Intelligence collective (business intelligence)
 Complexité technologique des fonctionnalités et solutions logicielles :
  • application de gestion de contenu (CMS, datawarehouse, etc.)
  • application d'édition (décentralisation de la mise à jour - e-publishing)
  • application d’administration (habilitation et affectation des droits, profiling)
  • application de gestion des connaissances (datawarehouse, indexation)
  • applications métiers spécifiques (RH, SI, commercial, achats, etc.)
  • applications collaboratives génériques (espaces collaboratifs)
  • applications de workflow (gestion du temps, réservation de salles de réunions)
  • applications de personnalisation (passive ou active, bureau virtuel, etc.)
  • applications de coordination (annuaire, organigramme, agenda partagé, etc.)
 Dimension dynamique de l’intranet (interactions)
  • accès statiques aux contenus (consultation de données)
  • accès semi-statique (extraction de contenus, modification, transmission)
  • dynamique d’interaction (échanges entre les utilisateurs et les applications)
  • dynamique de transaction (dialogue de l’utilisateur avec les systèmes)

 2. Réalité du « produit » Intranet (perception de l'intranet par l’utilisateur)

 Contenus (qualité rédactionnelle, fréquence de mise à jour, richesse éditoriale)
  • Informations d'actualité (mise à jour, fréquence d’actualisation)
  • « Quoi de neuf sur le site » (nouveautés, nouvelles rubriques, etc.)
  • Qualité documentaire (concision, lisibilité) et littéraire (vocabulaire, expression)
  • Richesse documentaire (volume d’information, étendue)
  • Cohérence des informations
  • Traitement graphique ou multimédia (schémas, illustrations, etc.)
  • Utilisation des animations (flash, etc.)
  • Mention de la date de mise à jour des contenus
  • Mention de la date de validité des contenus
  • Identification de la source (mention de l'émetteur du contenu)
 Fonctionnalités (services apportés à l’utilisateur)
  • Plan du site (statique, dynamique)
  • Traitement hypertexte (texte, images, validité des liens)
  • Moteur de recherche (plein texte, indexé, multidimensionnel)
  • Utilisation du scrolling (générique ou spécifique, profondeur)
  • Format des documents associés (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.)
  • Fonction d'aide (étendue des fonctionnalités) ;
  • Fonctions « Contact » (étendue des fonctionnalités)
  • Outil de forum ou de FAQ (étendue des fonctionnalités)
  • Possibilité de contacter les auteurs des contenus (facilité de communication)
 Ergonomie et utilisabilité (prise en compte de l’utilisateur)
  • Facilité d'utilisation (navigation, accès aux informations, repérage des sources)
  • Utilisation des éléments cliquables (liens hypertexte)
  • Principes d'ouverture d'une nouvelle fenêtre
  • Utilisation du langage iconique (symbole, pertinence)
  • Rapidité de chargement des pages
  • Présence d'un chemin de navigation
 Identité (prise en compte de l'image institutionnelle)
  • Respect et déclinaison de la charte graphique
  • Perception identitaire (culture de l’entreprise)
  • Identification des univers internes (RH, production, etc.)

3. Réalité du « dispositif Intranet » (efficience)

Degré de formalisation des processus et des procédures qui assurent la dynamique de l'intranet (mécanismes d'implication des acteurs concernés, principes de validation des contenus, règles de mise à jour, dynamique des acteurs)

  • Centralisation ou décentralisation du dispositif
  • Formalisation des référentiels (charte graphique, éditoriale, technique, etc.)
  • Formalisation procédures liées à l’intranet (publication, contribution, archivage, etc.)
  • Formalisation des procédures de déploiement et de contribution
  • Identification des acteurs concernés par l'intranet (rôles, tâches, MOA, MOE, etc.)
  • Principes d’animation (comité de pilotage, système de validation, etc.)

 4. Réalité du dispositif de mesure de l’intranet

 Mesures statistiques (utilisation des stats.)
  • navigation dans l'intranet
  • couverture (cibles, extension)
  • trafic
 Mesures qualitatives (formes et fréquence)
  • sondages, enquêtes d’opinion
  • focus-groups
  • test d’utilisabilité (usability)
  • tests d'accompagnement
 Mesure des effets (identification des impacts et des résultats)
  • changement des façons de faire (bonnes pratiques)
  • changement des manières d’être (comportements)
  • subsidiarité (réduction du papier, substitution, etc.)

 

Sources :

  • UJJEF (www.ujjef.com)
  • ClubNet (www.clubnet.asso.fr)

>>> Recettes pour plomber l'ambiance au travail - Intranet

>>> Les Fiches Conseil - Pour une appropriation maitrisée de l'intranet